Ein Record besteht aus mehreren Informations- oder Datenfeldern, wobei jedes Feld einen bestimmten Aspekt oder eine Eigenschaft beschreibt (z. B. Titel, Datum, Maße, aber auch Texte, Bilder und Dokumente).

Ein Record ist somit ein gebündeltes „Paket“ strukturierter Daten, das ein Werk, ein Projekt, eine Person etc. beschreibt. Diese Daten können als „Paket“ gemeinsam abgelegt, aber auch abgerufen und genutzt werden.

Wenn du deinen kleio Account erstellst, ist der erste Record bereits erfasst. Das ist dein Profile Record. In diesem Record kannst du alle Informationen zu deiner Person erfassen und den Namen deines kleio Accounts bestimmen.

Es gibt immer nur einen Profile Record – der mit dem grünen Rahmen.

1. Klicke im Workspace (Mittelteil von kleio) oben links auf das Plus-Symbol.
2. Wähle eine Vorlage, mit welcher die neuen Records erstellt werden sollen. Der Record öffnet sich und du kannst Inhalte und Medien eingeben.

Hinweis: Zeigen sich Vorlagen an, die du nicht mehr verwenden möchtest, kannst du diese löschen - siehe weiter oben - Vorlagen bearbeiten.

1. Klicke im Workspace (Mittelteil von kleio) oben links auf das Plus-Symbol.

2. Es öffnet sich das Erstellungsfenster. Klicke auf Bilder/Dateien uploaden, um Dateien hinzuzufügen.

Wenn du mehrere Dateien auswählst, kannst du festlegen, ob

1. ein Record mit allen Dateien oder
2. ein Record pro Datei erstellt werden soll.
3. Wähle eine Vorlage, mit welcher die neuen Records erstellt werden sollen.

A: Wenn du Alle Dateien an einen Record gewählt hast, öffnet sich der Record und du kannst ihn weiter bearbeiten.

Du kannst einzelne Records anwählen, um verschiedene Aktionen durchzuführen. Du wählst einen Record an, indem du oben rechts auf den kleinen Kreis klickst.

Um mehrere Records, die nacheinander kommen, auszuwählen, kannst du den ersten anwählen, dann die Shift Taste auf deiner Tastatur gedrückt halten und den letzten Record auswählen, den du anwählen willst.

Wenn du mit deiner Auswahl zufrieden bist, kannst du unten, wo dir die Anzahl der angewählten Records angezeigt werden, verschiedene Aktionen ausführen.

Diesen Button nennen wir das Aktionsmenü. Klicke auf Edit oder Export.

1. Wähle die Records an, die du veröffentlichen willst.
2. Schiebe sie mit Drag and Drop in das Set in deiner Webseite, in dem du sie veröffentlichen willst.

Falls du noch keine Sets auf deiner Website hast, musst diese erst erstellen und in den rechten Panel ziehen.

Records mit einem blauen Typ Feld, sind bereits auf einer deiner Webseiten veröffentlicht.

Records mit einem weissen Typ Feld, sind noch nicht auf einer deiner Webseiten veröffentlicht. Diese befinden sich nur in deinem Archiv.

So erkennst du immer auf einen Blick welche Records du bereits veröffentlicht hast und welche noch nicht.

Wenn du mit deinem Cursor über Records fährst, leuchten jeweils diese Sets auf, in welchen sich der Record befindet. Ein Record kann sich in mehreren Sets gleichzeitig befinden - egal wo du ihn anpasst, er verändert sich überall.

In diesem Beispiel, befindet sich der Record Weisser Cocker Spaniel im Space Manuel:a Muster und darin den den Sets Alle Objekte und 2019.

Es leuchten nur normale Sets auf. Bei Smart Sets wird die Zugehörigkeit nicht angezeigt.

Es müssen folgende zwei Voraussetzungen erfüllt sein, dass deine Records auf deiner Webseite angezeigt werden:

• Dein Space muss auf sichtbar eingestellt sein. Siehe Webseite / Space
• Das Set, dass deine Records enthält muss auf publiziert eingestellt sein. Siehe Sets

1. Öffne das rechte Panel Present und öffne den Space, in welchem du deinen Record verschieben möchtest. Dann schliesse das Panel Present wieder.
2. Wähle jetzt einen oder mehrere Records für die Veröffentlichung an, mit dem Punkt oben rechts auf dem Record.
3. Wenn du alle angewählt hast, klicke bei einem angewählten Record oben rechts auf den schwarzen Punkt und ziehe die Records nach rechts in das Panel Present. Das Panel öffnet sich automatisch und der Space, in den du deine Records verschieben möchtest ist (Siehe Schritt 1) bereits geöffnet. Ziehe die Records in diesen Space und in das passende Set.

Jetzt sind deine Records veröffentlicht!

Klicke dazu auf das Set in deinem Space, dass diesen Record enthält. Fahre dann mit der Maus über deinen Record und klicke auf das Rote Entfernen. Damit entfernst du den Record lediglich aus dem Set in deinem Space, er bleibt jedoch in deinem Archiv im linken Panel Organize bestehen.

In kleio können Inhalte in den Records auf Deutsch, Englisch und Französisch erfasst werden.

So haben die Besucher:innen deiner kleio Webseite die Möglichkeit mithilfe von Sprachreglern, die Sprache zu wechseln. Wir arbeiten aktuell daran, dass auch weitere Sprachen erfasst werden können.

Alle Inhalte die kleio nicht automatisch übersetzt hat, werden orange dargestellt. Das bietet einen guten Überblick darüber, was bereits übersetzt wurde und was noch bearbeitet werden muss. Ausserdem hast du so eine Hilfestellung für die Übersetzung.

Jetzt kannst du wie gewohnt die Felder ausfüllen. Sobald ein Feld einen neuen Inhalt bekommt, verschwindet der orange Text und der Text erscheint schwarz.

Einen Record duplizierst du indem du in der Detailansicht unten rechts auf die drei Punkte klickst.

Dann klickst du auf Record duplizieren und bestätige deine Auswahl.

Jetzt öffnet sich ein neuer Record in der Detailansicht. Du erkennst, dass es ein neuer Record ist an der veränderten ID Nummer. Am besten passt du sofort den Titel und das Label an, damit keine Verwechslungen passieren.

Beim Klicken auf diese Symbole kann man die Anzeige der Records ändern.

Per default werden die Records immer als Kacheln angezeigt. Bei der Kachel-Ansicht lässt sich mit einem Regler die Grösse der angezeigten Kacheln anpassen.

Wenn du die Listenansicht verwenden möchtest, klicke auf das Liste-Symbol in deiner Übersicht:

Wenn man auf Einzelansicht klickt, kann man die Ansicht ändern.

Wenn die Ansicht auf Einzelansicht eingestellt ist, werden die einzelnen Datensätze separat angezeigt und es ist nicht sofort ersichtlich, dass sie zur selben Serie gehören.

Es ist möglich Records zu einer Serie zu verbinden:

Diese Funktion macht vor allem Sinn, wenn man Werk Serien abbilden möchte. Die einzelnen Werke der Serie werden als einzelne Records erfasst und dann miteinander verbunden.

Um Records zu einer Serie zu verbinden, gibt es zwei Vorgehensweisen:

Lösche mit dem kleinen x die Auswahl der Serie. Der Record wird dann automatisch aus der Serie entfernt.

Klicke dann auf die drei Punkte.

Dann auf den kleinen Mülleimer

Klick auf den kleinen Stift, passe den Namen an und speichere. Der Name wird dann automatisch überall angepasst.

Wenn du bei Felder Anzeige das Feld Ist Teil von Serie als sichtbar angewählt hast, werden dir deine Serie auf deiner Webseite verbunden angezeigt:

Wenn du bei Felder Anzeige das Feld Ist Teil von Serie als unsichtbar angewählt hast, werden dir deine Serien auf der Webseite unverknüpft, d.h als einzelne Records, angezeigt:

Wenn du in der Detailansicht des Records, den du löschen möchtest, unten rechts auf die drei Punkte klickst erscheint das Feld Record löschen.

Es erscheint dann ein zweites Feld, in dem das unwiderrufliche Löschen durch das Eintippen von DELETE bestätigt werden muss.