Vorlagen
Eine Vorlage dient als feste Struktur oder als Muster, um Inhalte schnell, einheitlich und wiederholbar zu erstellen.
Eine Vorlage sorgt dafür, dass nicht jedes Mal bei null angefangen werden muss, sondern auf eine vorbereitete Struktur, ein strukturiertes Formular zurückgegriffen werden kann. Bei kleio richtest du dir deine individuellen und nützlichen Vorlagen für die verschiedenen Bereiche, die du dokumentieren möchtest ein. Vorlagen bilden also eine grobe Struktur deiner Inhalte, wie z.B. Werke, Projekte, Ausstellungen, Aufführungen, Personen usw. und können später z.B. über das Feld Kategorie in Teilbereiche wie z. B. Malerei, Performance, Video etc. verfeinert werden.
Vorlagen verwalten
A. Erstellen
- Klicke im Workspace (Mittelteil von kleio) oben links auf das Plus-Symbol.
- Klicke auf „+ neue Vorlage erstellen“.
- Vergib der Vorlage einen Namen bzw. Titel, damit du sie speichern kannst. Tipp: Wähle den gleichen Typ-Tag wie der Name der Vorlage (siehe D. Standard Inhalte)
Wähle eine der vorgegebenen Grundlagen, die das am besten beschreibt was du dokumentieren möchtest, und passe die Vorlage an deine individuellen Bedürfnisse an.
- Klicke auf Record mit Vorlage erstellen, um direkt einen neuen Record anzulegen.
Alternativ findest du diese Vorlage später erneut über das PLUS im Workspace (Punkt 1).
Empfehlung: Inkludiere das Feld Typ in deine Vorlage und wähle dort einen Tag, der möglichst identisch mit dem Namen deiner Vorlage ist, da dieser Begriff auf der Übersicht beim Record angezeigt wird.
B. Bearbeiten
Wenn du im Workspace (Mittelbereich von kleio) oben links auf das Plus-Symbol klickst, öffnet sich ein Auswahlfenster mit deinen Vorlagen.
Wähle dort bei der gewünschten Vorlage „Editieren“ aus.
Anschliessend öffnet sich die Felderübersicht. Dort kannst du
- die Reihenfolge der Felder per Drag & Drop ändern,
- Felder per An- und Abwahl ein- oder ausblenden und
- Standard Inhalte festlegen.
Denk dran - Felder resp. Inhalte den internen Vorlage werden nicht sichtbar auf deinen Webseiten. Du kannst die Anzeige später individuell festlegen.
Drag & Drop
Mit Drag & Drop kannst du die Reihenfolge der Felder verändern. Die gewählte Reihenfolge legt fest, wie die Felder im Record, sowie auf deinen Webseiten angezeigt werden. Du kannst für dich zusammengehörige Felder über/untereinander anordnen, um das Ausfüllen zu erleichtern und die interne Organisation zu verbessern.
An- und Abwahl
Mit der An- und Abwahl kannst du festlegen, welche Felder in der Vorlage enthalten sein sollen.
Schwarz = Feld ist ausgewählt
Weiss = Feld ist nicht ausgewählt
C. Löschen
Zeigen sich Vorlagen die du nicht verwenden möchtest, kannst du sie immer löschen.
Du löscht damit NICHT deine Records.
- Klicke im Workspace (Mittelteil von kleio) oben links auf das Plus-Symbol.
- Klicke auf „Editieren“ rechts von der Vorlage, die du löschen möchtest.
- Drücke dann unten rechts auf die drei Punkte und lösche die Vorlage.
D. Standard Inhalte
In deinen Vorlagen kannst du für drei Felder Inhalte bestimmen, die dann automatisch in Records ausgefüllt werden.
Du kannst einen standard Type-Tag bestimmen:
Wir empfehlen für jede Vorlage einen Typ Tag zu bestimmen der möglichst gleich wie der Name der Vorlage lautet. Überlege dir, welche Tags du nutzen möchtest, wie du deine Records unterteilen möchtest und bleib deinen Tags dann treu. So kannst du später effizient filtern.
Du kannst ein:e standard Urheber:in bestimmen:
Für deine Werk oder Artikel Vorlage empfiehlt es sich, dass du dich selbst als standard Urheber:in bestimmst - so musst du dieses Feld nicht immer manuell ausfüllen.
Du kannst standard Partizipierenden-Rollen bestimmen:
Zum Beispiel für deine Ausstellungen, kannst du vordefinierte Rollen bestimmen um die Personen und Institutionen die mit dir Arbeiten zuzuweisen.
Mehr zum Feld Partizipierende findest du hier: Partizipierende
Wenn du jedesmal die Rolle Kurator:in und Initiator:in (wie in diesem Beispiel) ausfüllen möchtest, kannst du diese in der Vorlage standardmässig bestimmen.
Einen Record aus einer Vorlage erstellen
- Klicke im Workspace (Mittelteil von kleio) oben links auf das Plus-Symbol.
- Wähle eine Vorlage, mit welcher die neuen Records erstellt werden sollen. Der Record öffnet sich und du kannst Inhalte und Medien eingeben.
Hinweis: Zeigen sich Vorlagen an, die du nicht mehr verwenden möchtest, kannst du diese löschen - siehe weiter oben - Vorlagen bearbeiten.
Wenn du zum ersten Mal einen Record aus einem Template erstellst, legt sich automatisch in deinem linken, Internen Panel einen Smart Set an.
Record(s) direkt über Bilder / Dateien Upload erstellen (Bulk Upload)
- Klicke im Workspace (Mittelteil von kleio) oben links auf das Plus-Symbol.
- Es öffnet sich das Erstellungsfenster. Klicke auf Bilder/Dateien uploaden, um Dateien hinzuzufügen.
- ein Record mit allen Dateien oder
- ein Record pro Datei erstellt werden soll.
- Wähle eine Vorlage, mit welcher die neuen Records erstellt werden sollen.
Wenn du mehrere Dateien auswählst, kannst du festlegen, ob
A: Wenn du Alle Dateien an einen Record gewählt hast, öffnet sich der Record und du kannst ihn weiter bearbeiten.
B. Wenn du pro File einen Record gewählt hast, werden diese erstellt und im linken Panel in einem Set gesammelt angezeigt. So kannst du diese Records einfach finden und weiter bearbeiten. Das Set kannst du danach einfach wieder löschen.
Falls du die passende Vorlage noch nicht angelegt hast, musst du diese zuerst erstellen. Du kannst dies durch drücken auf + neue Vorlage erstellen machen.
Bestehende Records mit Vorlage überschreiben (Bulk Edit)
Wenn du Records mit bestehenden Vorlagen überschreibst, werden bereits erfasste Informationen und benutzte Felder nicht entfernt, sondern nur ergänzt.
- Wähle den Record oder die Records aus, auf die du eine Vorlage anwenden möchtest.
- Klicke unten links im Aktionsmenü auf Edit. Im sich öffnenden Fenster stehen verschiedene Bearbeitungsoptionen zur Verfügung.
- Wähle die gewünschte Vorlage aus und wende sie an.
Wähle „Ausgewählte Records mit Vorlage überschreiben“.
Du kannst in der Zwischenzeit weiter arbeiten. Sobald oben rechts eine grüne Bestätigungsmeldung erscheint, wurde die Vorlage erfolgreich auf die ausgewählten Records angewendet.
Unterstützung
Weiterführende Artikel: Records / Einträge
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