Sets, Smart Sets, Folders
Was sind die Unterschiede zwischen Sets, Smart Sets & Folders?
Set
Records können in mehreren Sets gleichzeitig abgelegt sein, somit sind sie flexibler als ein typischer Ordner.
Ein Set ist eine Sammlung von ausgewählten Records / Einträge.
Smart Set
“intelligente Sets”
Smart Sets funktionieren ähnlich wie Sets, jedoch können sie selbst Werke mit vorgegebenen Eigenschaften ordnen.
Das heisst: Ich gebe dem Smart Set eine Eigenschaft wie Typ = Werk. Jedesmal wenn ich jetzt einen neuen Record mit der Eigenschaft Typ = Werk erstelle, wird dieser automatisch auch zum Smart Set hinzugefügt. Wäre es nur ein Set, müsste ich das neue Werk manuell hinzufügen.
Folder
Gruppierung von Sets, Smart Sets
Kommen nur in den seitlichen Panels vor. Lassen sich einklappen, um in der Leiste eine bessere Übersicht zu haben.
Set
Du erkennst ein Set an seinem abgerundeten, schwarzen Rahmen. Die Zahl rechts im Set gibt an, wie viele Records dieses Set enthält.
Sets kannst du sowohl links in deinem Internal - Organize Panel verwenden, als auch rechts in deinen Spaces.
Um überhaupt Records zu veröffentlichen, müssen sie in einem Set abgelegt werden.
Set erstellen
Du hast zwei Möglichkeiten ein neues Set zu erstellen.
+Set Button.
Set verwalten
Die drei Punkte auf der rechten Seite des Sets führen zur Set Bearbeitung. Danach zeigen sich die unteren 2 Symbole.
Set löschen
Set umbennen
Reihenfolge der Sets verändern
Du kannst deine Sets einfach per Drag and Drop im Internal -Organize Fenster durch hoch und runter ziehen so anordnen, wie es für dich am besten passt.
Records im Set verschieben
Per Drag and Drop kannst du Records in Sets verschieben. Du kannst entweder einzelne Records verschieben oder mehrere anwählen und diese als Gruppe verschieben.
Records vom Set entfernen
Um einen Record aus einem Set zu entfernen, kannst du mit deiner Maus über den Record fahren und auf das rote Entfernen klicken. Dadurch wird dein Record aus dem Set entfernt.
Der Record selber bleibt beim Entfernen bestehen und wird nicht gelöscht, er ist lediglich nicht mehr im Set enthalten.
Smart Set
Smart Sets können nur im linken Panel Organize erstellt werden. Im rechten Panel Present kannst du nur mit normalen Sets arbeiten.
Du erkennst einen Smart Set am grünen Rahmen. Smart Sets sind auch grün hinterlegt, wenn sie angeklickt werden.
Smart Set erstellen
Als erstes musst du die Eigenschaften bestimmen, die dein Smart Set sammeln soll. Benutze dazu die Suchleiste.
Wenn du in die Suchleiste klickst, erscheint automatisch eine Auswahl an Feldern, mit denen du filtern kannst.
Filtern bedeutet, dass man nur bestimmte Einträge anzeigt. Nämlich diejenigen, die bestimmte Bedingungen erfüllen.
Wenn du jetzt ein Feld auswählst (in diesem Beispiel Material ), kannst du auswählen, ob du nach einer Eigenschaft suchst oder alle Records ohne dieser spezifischen Eigenschaft.
Danach zeigt dir kleio an, welche Eigenschaften diesem Feld zugeordnet sind. In diesem Account habe ich Werke mit Keramik, Filz und Pappmasché, also gibt mir kleio die Empfehlungen.
Ich wähle Keramik.
Jetzt zeigt mir kleio alle Werke mit Material = Keramik an und gibt mir auf der rechten Seite der Suchleiste die Möglichkeit, einen Smart Set zu erstellen.
Dann erscheint in deinem linken Internal - Organize Panel automatisch ein neues Smart Set mit grünem Rahmen, dem du einen Namen geben kannst.
Klick dann auf sichern.
Jetzt ist dein neues Smart Set erstellt!
Smart Set verwalten
Das Umbenennen und Löschen von Smart Sets funktioniert gleich wie bei normalen Sets.
Auch kann die Reihenfolge der Sets gleich durch Drag & Drop geändert werden.
Der Unterschied ist, dass du keine eigene Reihenfolge innerhalb vom Set machen kannst. Du kannst die Sortierkriterien ändern, aber nicht eine eigene Reihenfolge machen. Du kannst auch nicht manuell Werke zu einem Smart Set hinzufügen, da die Eigenschaften dieser Gruppe vorgegeben sind.
Folder
Folder sind Ordner, in denen Sets abgelegt werden können. Einzelne Records kannst du nicht direkt in einem Folder ablegen, nur in Sets.
Mit dem kleinen Pfeil rechts vom Folder Namen, kannst du den Folder auf- und zuklappen. Wenn du ihn zuklappst, siehst du nur noch den Namen. Die Zahl rechts zeigt dir an, wie viele Sets in diesem Folder vorhanden sind (in diesem Beispiel 2).
Im deinem linken Panel Organize kannst du Smart Sets und Sets in einem Folder ablegen um deine interne Ablagestruktur zu verfeinern.
In deinem rechten Panel Present, kannst du deine Sets in Folder ablegen um so die Navigation in deinen Spaces zu gestalten.
Folder erstellen
Um einen Folder zu erstellen, klicke auf den +Folder Button.
Dann erscheint automatisch ein neuer Folder unter deinen bestehenden Sets. Gib ihm einen Namen und klick auf Sichern.
Folder verwalten
Die drei Punkte neben der Anzahl Sets führen zur Folder Bearbeitung
Folder umbenennen
Klick auf den Stift. Jetzt kannst du den Namen des Folders anpassen und sichern.
Folder löschen
Achtung: wenn du einen Folder löschst, werden auch alle Sets in diesem Folder gelöscht! Die Records bleiben bestehen.
Klick auf den kleinen Mülleimer und bestätige deine Auswahl.
Set in Folder verschieben
Per Drag and Drop kannst du Sets in Folder verschieben oder du kannst direkt in einem Folder ein neues Set erstellen. Klicke dazu auf das +Set unten in deinem Folder.
