kleio ABC
Bei kleio werden bestimmte Begriffe verwendet, die für das Verständnis und die Nutzung des Tools zentral sind.
Diese Begriffe beschreiben die grundlegende Struktur von kleio und die Art, wie Inhalte organisiert, verknüpft und veröffentlicht werden.
Die folgenden Definitionen erklären diese zentralen Konzepte Schritt für Schritt. Wer diese Grundlagen kennt, kann kleio klarer, effizienter und gezielter einsetzen.
Digitales Arbeitsarchiv
Ein Arbeitsarchiv ist eine Sammlung von Daten, Medien und Informationen zu einem Projekt, die nicht nur aufbewahrt werden, sondern mit denen man aktiv arbeitet.
Inhalte können jederzeit hinzugefügt, geändert oder neu geordnet werden. So wird das Archiv zu einem praktischen Werkzeug für Dokumentation, Organisation, Recherche oder Präsentation.
Das kleio Arbeitsarchiv ermöglicht es, ein Projekt einmal zu erfassen und es anschließend auf Knopfdruck tausendfach gezielt zu nutzen.
Es unterstützt kreative, wissenschaftliche oder organisatorische Prozesse, indem es jederzeit zugänglich und nutzbar bleibt.
Template
Ein Template ist eine Vorlage, die als feste Struktur oder Muster dient, um Inhalte schnell, einheitlich und wiederholbar zu erstellen.
Ein Template sorgt dafür, dass nicht jedes Mal bei null angefangen werden muss, sondern auf eine vorbereitete Struktur zurückgegriffen werden kann. Bei kleio richtest du dir deine individuellen und nützlichen Vorlagen für Werke, Projekte, Events, Personen usw. ein.
Record
Ein Record – auf Deutsch Datensatz – ist eine zusammengehörige Sammlung von Informationen, die als Einheit gespeichert und verarbeitet wird.
Er besteht aus mehreren Informations- oder Datenfeldern, wobei jedes Feld einen bestimmten Aspekt oder eine Eigenschaft beschreibt (z. B. Titel, Datum, Maße, aber auch Bilder und Dokumente beinhaltet).
Ein Record ist somit ein gebündeltes „Paket“ strukturierter Daten, das gemeinsam abgelegt, abgerufen und genutzt wird.
Stell dir als vor ein Record beinhaltet alle Angaben zu einem Projekt oder Werk. Vom Titel, zum den Massen, zum Datum etc aber auch den abgelegten Bildern und Dateien.
Damit du eine für dich sinnvolle Struktur einhalten kannst, dienen dir die bereits beschriebenen Templates als Grundlage. Diese kannst du individuell nach deinen Bedürfnissen erstellen und jederzeit anpassen. Ein Template ist wie ein vorgefertigtes Formular, das du nach diesem Schema für jedes Projekt ausfüllst.
Die klar definierten Felder helfen dir später auch beim Suchen oder Filtern nach bestimmten Kriterien.
Das Entscheidende dabei ist, dass ein Record jederzeit überarbeitet werden kann und sich somit überall automatisch aktualisiert. Du kannst einen Record zu einem Projekt erstellen und ihn an verschiedenen Orten zuordnen oder einsetzen. Wenn du ihn jedoch überarbeitest, wird er überall gleichzeitig aktualisiert.
Account
Ein Account ist dein persönlicher Zugang, über den du dich sicher via einen Browser einloggst und Zugriff auf all deine Records aus der Cloud hast. Hier legst du Records an, bearbeitest und verwaltest sie. Dein Account ist deine Zentrale.
In deinem Account nimmst du außerdem alle Account-Einstellungen vor, hinterlegst deine Zahlungsmittel und steuerst bzw. aktivierst alle Anwendungen, z. B. das Erstellen von Webseiten, Filesharing, PDF-Exporte oder auch den Aufbau einer Community (siehe verschiedene Anwendungen).
Dein kleio Account ist vergleichbar mit einem Bankkonto: Er gehört nur dir. Solange du von dort aus nichts veröffentlichst oder freischaltest, bleibt alles vollständig privat und sicher. In deinem Account arbeitest ausschließlich du.
→ Hier befindet sich auch dein Arbeitsarchiv – vergleichbar mit einem großen Auslagetisch. Das ist der zentrale, mittlere Bereich, in dem all deine Records aufliegen.
→ Damit wiederum andere Einblick in deine Projekte erhalten können, erstellst du gezielt Webseiten/Spaces bzw. Projektseiten für Außenstehende (mit oder ohne Passwort). Mehr dazu findest du in der Anwendung Webseite.
Der Auslagetisch ist dein Arbeitsarchiv
Dein Arbeitsarchiv ist der zentrale Bereich in deinem Account, in dem alle Inhalte auf einer einzigen Oberfläche liegen – ohne Ordnerstruktur und ohne Verschachtelung. Alles befindet sich auf derselben Ebene und ist jederzeit direkt zugänglich.
Stell dir deinen Arbeitstisch vor, auf dem alles vor dir ausgebreitet liegt. Um die Übersicht zu behalten, kannst du deine Records frei zusammenstellen.
Für die effiziente Organisation deiner Records helfen dir Sets und Smartsets. Deine Sets findest du im Internen Panel (links im Account). Dort werden sie auch erstellt und organisiert.
Set
Ein Set ist eine individuell von dir zusammengestellte Auswahl von Records auf deinem Arbeitstisch.
Per Drag-and-drop stellst du die gewünschten Records zusammen. Du kannst denselben Record auch in mehreren Sets ablegen. Obwohl es so wirkt, als würdest du Records physisch verschieben, erstellst du in Wirklichkeit nur Verknüpfungen, die festhalten, wo ein Record zugeordnet wurde. Den Record selbst gibt es weiterhin nur ein einziges Mal. Wenn er überarbeitet wird, aktualisiert er sich automatisch in jedem Set.
Smart Set
Während ein Set eine statische Gruppierung darstellt, die frei nach deinem Bedarf zusammengestellt wird, ist ein Smartset die intelligente Weiterentwicklung dieser Idee – eine dynamische Gruppierung.
Ein Smartset ist eine gespeicherte Suche, also eine Filtereinstellung. Es stellt Records automatisch zusammen, die deinen vordefinierten Suchkriterien entsprechen. Smartsets aktualisieren sich selbst, sobald neue Records erstellt oder bestehende Records verändert werden, die dem Filter entsprechen – zum Beispiel, wenn im Feld „Kategorie“ der Begriff „Skulptur“ enthalten ist, kannst du ein Smartset für alle Skulpturen erstellen.
Internes Panel (linker Panel)
Das interne Panel ist der Bereich, in dem all deine Records in Sets und Smart Sets organisiert werden können.
Du kannst dir ganz leicht dein eigenes Ablagesystem aufbauen, um jederzeit den Überblick zu behalten. Erstell dir zum Beispiel ein Set oder Smartset zu all deinen Werken, zu allen Personen – oder zu beliebigen Sortierungen, die für dich hilfreich sind.
Wichtig: Auch im internen Panel bleibt alles intern – also nur für dich sichtbar und nutzbar.
(Folders bündeln Sets und Smartsets – wir empfehlen, diese erst einzusetzen, wenn du sehr viele Sets hast.)
Notiz: Oben im Suchbalken siehst du jederzeit, ob sich alle Records auf deinem Arbeitstisch befinden oder nur eine gruppierte bzw. gefilterte Auswahl. Ist das Suchfeld leer, liegen alle Records vollständig vor dir. Hast du im Suchbalken eine Suche oder Filterung aktiviert, kannst du diese direkt als Smartset speichern. Die gesicherte Suche bzw. Filterung erscheint anschließend im Internal Panel. Du kannst sie benennen, wie du möchtest. Wenn du auf das Smartset klickst, wird dieselbe Such- bzw. Filtereinstellung wieder aktiviert und auf deinem Auslagetisch dargestellt.
Externes Panel (rechter Panel)
Das externe Panel ist der Bereich, in dem du all deine Webseiten/Spaces aus deinem Arbeitsarchiv veröffentlichst und verwaltest.
(Zur Wiederholung: Während dein Account nur für dich ist, nur du dich dort einloggst und ausschließlich du dort arbeitest, dienen Webseiten dazu, externen Personen Einblick zu gewähren.)
Diese Webseiten können entweder vollständig öffentlich zugänglich oder passwortgeschützt sein.
Im externen Panel organisierst du alles, was du nach außen zeigen oder teilen möchtest – zum Beispiel deine Homepage oder eine private Projektseite so wie auch das Filesharing (Teilen von Dateien).
Auch im Webauftritt spielen Sets eine zentrale Rolle. Du erstellst sie im externen Panel direkt innerhalb der jeweiligen Webseite (auf Webseiten gibt es nur Sets und keine Smartsets). Für Besucher:innen deiner Webseiten werden diese Sets als Menü-Buttons angezeigt. Die Reihenfolge der Menü-Buttons kannst du frei bestimmen – das oberste Set bildet dabei die Landingpage deiner Webseite.
Wichtig: Um einen Record auf einer Webseite sichtbar zu machen, musst du zuerst ein Set erstellen und anschließend die gewünschten Records hineinziehen.
Eine Webseite oder Projektseite kann jederzeit überarbeitet, temporär sichtbar gemacht oder bei Bedarf auch wieder gelöscht werden. Öffentliche bzw. passwortgeschützte Webseiten dienen dir also als Space, in dem du Inhalte gezielt für die Ansicht oder auch zum Download freigeben kannst (Filesharing).
Personen, die selbst auch einen kleio Account haben, können sich gegenseitig auf eine Webseite einladen und so eine Community/Netzwerk bilden, um gemeinsam auf einer Webseite Records aus verschiedenen kleio Accounts darzustellen.
Das heißt, die Creator:in der Webseite wird Host und Kurator:in der Webseite, während die Inhalte (die Records) direkt von den Autorin:innen, also aus der Community, kommen. Auch diese Records werden automatisch aktualisiert, sobald die Ersteller:in des Records daran arbeitet.
Mehr dazu in der Anwendung Netzwerk.
Aktionsfeld
Das Aktionsfeld befindet sich unten links in deinem Account und zeigt dir, welche Records du gerade angewählt (markiert) hast.
Mit dem Aktionsfeld kannst du mehrere Records auf einen Schlag überarbeiten, zum Beispiel indem du sie mit einem neuen Template überschreibst oder löschst.
Felder
Ein Record besteht aus strukturierten Feldern. Dabei gibt es verschiedene Feldtypen:
Standardfelder, einfache Textfelder, formatierbare Textfelder, Tag-Felder, Funktionsfelder sowie Asset-Felder für Dateien und Medien.
Um dich beim Erstellen neuer Records immer wieder auf eine klare, einheitliche Struktur stützen zu können, kannst du dir Templates (Vorlagen) anlegen und speichern.
Tipp: Nimm dir beim Einrichten deiner Templates ein bisschen Zeit, um dir eine sinnvolle Grundstruktur zu überlegen. Aber: Ein Record – genauso wie ein Template – kann jederzeit überarbeitet und angepasst werden. Du kannst also auch loslegen und deine Vorlagen sowie deine Records fortlaufend weiter verfeinern.
Ein weiterer wichtiger Punkt: Ein Record kann beliebig viele ausgefüllte Felder enthalten. Bei jeder Veröffentlichung oder beim Teilen eines Records entscheidest du aufs Neue, welche Felder sichtbar dargestellt werden, welche Asset-Felder (Dateien) gar zum Downloaden freigeschaltet sind und welche privat bleiben. Jedes Feld kann fortlaufend am Ort, an dem der Record zum Einsatz kommt, ein- und wieder ausgeschaltet werden. Dies bestimmst du in deinem Account im External Panel bei den Einstellungen der jeweiligen Webseite/Space.
Wenn du also z. B. “Versicherungswert” oder “Interne Notiz” bei deinen Records einträgst, bedeutet das nicht, dass diese Informationen automatisch öffentlich werden – sie bleiben privat, solange du diese Felder nicht aktiv auf der rechten External Panel-Seite individuell für eine spezifische Webseite freigibst. Ein Feld, wie z. B. „Edition“, kann auf einer Webseite bewusst dargestellt werden, während derselbe Record auf einer anderen Webseite dieses Feld nicht anzeigt.
Notiz: Dein Ziel sollte sein, dass es von jedem Projekt nur einen einzigen, dafür möglichst informationsreichen Record gibt. Bei jeder Verwendung dieses Records wird am jeweiligen Ort individuell von dir bestimmt, welche Inhalte tatsächlich dargestellt werden.
Dasselbe gilt für Asset-Felder (Dateien & Medien).
Beispielhafte Nutzung:
Feldtyp | Empfohlene Nutzung |
Galerie | Bilder die auf einer Webseite darstellen werden sollen |
Attachment | PDFs oder Bilder, die als Download freigegeben werden sollen |
Admin | Dokumente & Dateien, die eher für den internen Gebrauch gedacht sind (z. B. Zertifikate, Rechnungen) und nicht geteilt werden wollen. |
Technisch funktionieren alle Asset-Felder gleich – du entscheidest bei jeder Veröffentlichung, ob ein Feld angezeigt wird, ob Downloads aktiviert sind oder ob das Feld verborgen bleibt.
Notiz: Die Asset-Felder tragen von uns empfohlene Funktionsnamen, damit sich User:innen besser etwas darunter vorstellen können. Du kannst sie jedoch flexibel nach deinen eigenen Bedürfnissen nutzen. Für maximale Freiheit gibt es daher auch neutrale Feldbezeichnungen wie Ablage 1–3. Alle Asset-Felder funktionieren gleich. Ihr könnt in jedem Asset-Feld so viele Dateien ablegen, wie ihr möchtet. Ihr entscheidet selbst, welche Datei ihr in welchem Asset-Feld ablegt. Die Funktionsnamen der Asset-Felder können nicht geändert werden. Jedes Asset-Feld hat dieselben Anwendungsmöglichkeiten.
Noch einmal zur Erinnerung: Nur Records, die in ein Set innerhalb einer Webseite (im External Panel) gezogen werden, können öffentlich zugänglich gemacht werden.
Voraussetzung dafür ist, dass die Webseite auf sichtbar geschaltet wird und in den Webseiten-Einstellungen festgelegt ist, welche Felder tatsächlich angezeigt werden sollen.
→ Jede Webseite kann entweder öffentlich oder passwortgeschützt zugänglich sein – ganz nach Bedarf.
→ Jeder Record kann auf mehreren Webseiten verwendet werden, da auf jeder Webseite individuell festgelegt wird, welche Felder ‘sichtbar’ gemacht sind.
Das bedeutet: Derselbe Record kann auf verschiedenen Webseiten unterschiedliche Felder – und damit auch unterschiedliche Inhalte – anzeigen.
Das Beste daran: Sobald ein Feld überarbeitet wird, aktualisiert sich dieser Inhalt automatisch auf allen Webseiten, auf denen dieser Record mit diesem Feld freigeschaltet ist.
Noch ein spannender Punkt (für fortgeschrittene Nutzer:innen):
→ Jedes Feld kann parallel in drei Sprachen geführt werden – Deutsch, Englisch und Französisch.
→ Für jede Webseite wird wiederum separat bestimmt, welche Sprachen tatsächlich angezeigt werden.
Tipp beim Erstellen von Records: Versucht, euch an eine für euch allgemein sinnvolle Struktur zu halten. Denkt nicht nur an ein Resultat oder eine Anwendung (z. B. nur an eure Homepage). Orientiert euch vielmehr daran, welche Informationen ihr in verschiedenen Situationen immer wieder in unterschiedlichen Formen benötigt (z. B. auf der Homepage, im Portfolio und im Werkverzeichnis). Jedes Projekt (bzw. Werk oder Person) sollte nur als ein einziger Record angelegt werden, der überall zum Einsatz kommen kann. Dabei bestimmt ihr jedes Mal individuell, welche Felder tatsächlich dargestellt werden sollen.
Webseiten
Mit kleio kannst du aus deinem Arbeitsarchiv (also deinem Account) im rechten External Panel beliebig viele Webseiten/Spaces erstellen.
Zum Beispiel eine Homepage mit Menünavigation, eine passwortgeschützte Projektseite, auf der Daten zur Ansicht und zum Download freigegeben werden, oder eine Forschungsplattform mit Such- und Filterfunktionen.
Für jede Webseite erhältst du automatisch eine persönliche kleio-Domain, die anhand deines Account-Namens abgeleitet generiert wird. Diese Domain kann jedoch jederzeit durch eine eigene, extern bei einem Hosting-Provider gekaufte Domain ersetzt werden.
Um eine Webseite zu erstellen, legst du im External Panel einen neuen Space an und gibst ihm einen Namen.
Anschließend entscheidest du:
- ob die Seite öffentlich oder passwortgeschützt ist,
- welche Felder sichtbar sein sollen,
- in welchem Layout die Webseite dargestellt wird.
Innerhalb eines Spaces (Webseite) kannst du mehrere Sets erstellen. Diese Sets werden auf der Webseite als Menü-Buttons dargestellt. Die Reihenfolge legst du selbst fest.
Der oberste Menüpunkt entspricht dabei dem obersten Set und wird zur Landingpage deiner Webseite.
→ Erst wenn du Records in ein Set innerhalb eines Spaces ziehst, werden diese auf deiner Webseite sichtbar – vorausgesetzt, der Space wurde auf „sichtbar“ gestellt.
Tipp: Starte einfach mit einem ersten Space, z. B. deiner persönlichen Webseite. Erstelle ein paar Sets als Navigationsmenü, probiere verschiedene Layouts im Space sowie in den einzelnen Set-Layouts aus und finde heraus, wie du deine Inhalte am besten präsentieren möchtest.
Filesharing
Mit kleio kannst du aus deinem Arbeitsarchiv (also deinem Account) Dateien sowohl zur Ansicht als auch zum Download freigeben.
Um ein File zu teilen, benötigst du:
- einen Record, in dem die Datei(en) in einem Asset-Feld gespeichert ist
- eine Webseite (Space), welche du im External Panel (rechte Seite deines Accounts) erstellst
Am besten schaust du dir nochmals die Definitionen von Record und Webseite oben an.
Das Teilen funktioniert nämlich über eine Webseite, in der ein Asset-Feld nicht nur zur Ansicht, sondern auch als Download aktiviert wurde.
Zur Erinnerung: Du entscheidest selbst, ob eine Webseite öffentlich zugänglich oder passwortgeschützt sein soll.
Um ein File zu teilen, verschickst du anschließend den Link der betreffenden Webseite – mit oder ohne Passwort, je nach Einstellung. Viele Nutzer:innen hinterlegen beispielsweise ein PDF wie ein Portfolio, eine Sedkarte oder ein Portraitbild direkt zum Download auf ihrer persönlichen, öffentlichen Homepage.
PDF-Layouts und Exporte
Mit kleio kannst du aus deinem Arbeitsarchiv (also deinem Account) auf Knopfdruck PDFs in verschiedenen Layouts erstellen – oder deine Auswahl als ZIP-Ordner bzw. CSV-Tabelle exportieren.
Am besten liest du dazu noch einmal die Definition des Records sowie die Funktionen der Felder (inklusive der Asset-Felder für Dateien und Medien).
So gehst du vor:
- Markiere die Records, die du exportieren möchtest.
- Öffne das Actionsfeld (unten links in deinem Account).
- Wähle das Exportformat – inklusive gewünschtem Layout, der darzustellenden Felder und der Sprache.
- Exportieren klicken → kleio formatiert alles für dich → anschließend herunterladen.
Aktuell stehen dir drei PDF-Layouts zur Verfügung:
Layout | Ideal für … |
Portfolio | visuelle Präsentationen mit grossen Bildern & Details |
Liste | kompakte Listen-Übersicht |
Factsheet | kurze, prägnante Projektdarstellungen |
Du kannst jedes Layout sowohl im Hoch- als auch im Querformat sowie wahlweise in hoher oder leichter optimierter Qualität exportieren.