Sortieren

Um einen besseren Überblick über deine Records zu bekommen, kannst du das Sortierkriterium in jedem Set oder Smart Set nach deinen Wünschen einstellen.

Im linken, internen Bereich kannst du Sets und Smart Sets erstellen und ein Sortierkriterium einstellen. Im rechten, öffentlichen Bereich, kannst du lediglich Sets erstellen.

Die Sortierung in einem normalen Set und in einem Smart Set funktioniert unterschiedlich.

Sortieren im Set

In der oberen Leiste siehst du nach welchem Kriterium ein Set sortiert ist. Bei “normalen” Sets steht dort immer Eigene.

Als Standard werden die Records so angezeigt wie du sie dem Set hinzugefügt hast.

• Erstelle dir ein Set oder wähle ein Set an
• Lege deine gewünschten Records mit Drag and Drop darin ab
• wähle im Dropdown “Sortiert nach:” dein Sortierkriterium
• Wenn du Records als Serie gebündelt hast, wähle ob sich diese in der Einzel- oder Serienansicht anzeigen sollen
• wähle mit dem Pfeil neben dem Sortierkriterium ob dieses Aufsteigend oder Absteigend angewendet werden soll
• speichere deine Sortierkriterium

Nur wenn du deine Sortierung speicherst, wird sie auch später so angezeigt.

In der Auswahl Sortiert nach: steht nun wieder Eigene und du kannst mit Drag and Drop deine Sortierung verfeinern.

Sortieren im Smart-Set

Die Sortierung im Smart Set funktioniert sehr ähnlich. Sie muss jedoch beim erstellen des Smart Sets eingestellt werden und kann nachträglich nicht verändert werden.

• Du löst eine Suche aus, welche die gewünschten Records anzeigt.
• Du stellst ein Sortierkriterium ein, z.B. Datum.
• Wähle ob die Records Auf- oder Absteigend angezeigt werden sollen
• Wähle (wenn du Records als Serie gebündelt hast) ob sie sich in der Einzel- oder Serienansicht zeigen sollen.
• Speichere dein Smart-Set und gib ihm einen Namen

Die Standard-Sortierung in einem Smart Set ist nach ID Nummer.

Wenn du neue Records erstellst werden diese automatisch einem Smart Set hinzugefügt und nach dem hinterlegten Sortierkriterium einsortiert.

In einem Smart Set können Records nicht mit Drag and Drop verschoben werden.

Beispiel: Records nach Datum sortieren

Suchen

Um deine Records zu durchsuchen und nach Tags zu filtern, kannst du die Suchleiste oben in deinem kleio verwenden.

Wenn du in die Suchleiste klickst, erscheint automatisch eine Auswahl an Feldern, mit denen du filtern kannst.

Filtern bedeutet, dass du kleio einen Auftrag gibst: Zeig mir alle Records mit der Eigenschaft XY an.

Wenn du in die Suchleiste klickst, erscheinen diese Felder. Du kannst auch nach weiteren Feldern filtern, tippe diese einfach in die Suchleiste.

Wenn du zum Beispiel möchtest, dass kleio dir alle Records mit dem Material Keramik anzeigt, kannst du das folgendermassen filtern:

1. Klick auf das Feld Material

2. Wähle ist

Wenn du kleio den Auftrag geben möchtest, dass dir alle Records anzuzeigen, die nicht die Eigenschaft XY haben, dann wähle ist nicht.


3. Wähle Keramik

4. Klick mit der Maus irgendwo ausserhalb der Suchleiste oder drücke auf Enter. Jetzt zeigt es dir im Mittelteil von kleio alle Records an, bei denen du im Feld Material = Keramik vermerkt hast.

Diesen Vorgang kannst du mit allen möglichen Feldern und Eigenschaften machen. Du kannst auch nach mehreren Eigenschaften suchen.

Die Felder, die dir am Anfang angezeigt werden, sind nur eine Auswahl.

Du kannst jedoch in der Suchleiste, nach fast allen Feldern suchen (wir arbeiten daran, dass du bald nach allen Feldern suchen kannst). Dazu kannst du einfach direkt in die Suchleiste tippen. Wenn du zum Beispiel nach Gewicht filtern möchtest, kannst du direkt das Wort Gewicht in die Suchleiste tippen und es wird dir dann zur Auswahl vorgeschlagen.

Suche nach leeren Feldern

Du kannst in deinem kleio auch nach Feldern suchen, wo kein Inhalt drin steht. Wenn das Feld leer ist, wähle leer:

Suche in Tag-Feldern mit AND / OR anpassen

Man kann die Suche innerhalb eines Tag-Felds und Aktuer:innen-Records mit ein AND / OR verfeinern.

➡️ Welche Felder Tag-Felder sind, findest du hier: Felder und ihre Anwendungen

1. Suchanfrage eingeben

Gib eine Suchanfrage in ein Tag-Feld ein, z. B. Material = Holz, Metall. Standardmäßig werden alle Einträge angezeigt, die entweder Holz oder (OR) Metall im Feld „Material“ enthalten.

2. Suche auf AND umstellen

Falls nur Einträge angezeigt werden sollen, die beide Begriffe enthalten, klicke auf das Komma in der Suche und wähle AND aus.

Nun werden nur noch die Einträge angezeigt, die sowohl Holz als auch Metall im Feld „Material“ enthalten.

Suche mit Anführungszeichen verfeinern

Du kannst deine Suche verfeinern, indem du mit Anführungszeichen in deiner Suche verwendest “”.

Beispiel:

Ohne Anführungszeichen werden alle Records angezeigt, welche das Wort wolken im Feld Label beinhaltet. Dies können auch Wortkombinationen wie “Wolkenbruch” sein:

Mit Anführungszeichen um das Wort “Wolken” in der Suche werden nur Records angezeigt, wo das Wort “Wolken” im Feld Label allein steht:

Suche bearbeiten

Wenn du eine Suchauswahl bearbeiten möchtest, kannst du einfach in die Suche klicken und Tags ergänzen oder löschen.

Volltextsuche

Du kannst auch frei nach Worten suchen. Wenn ich zum Beispiel einfach das Wort Keramik eintippe, zeigt mir kleio alle Records an, bei denen irgendwo in einem Feld das Wort Keramik vorkommt.

Die Suche funktioniert jedoch nur, wenn du deine Records auch mit diesem Feld beschrieben hast. Das heisst, wenn ich nach “Technik ist Malerei” suche, aber ich habe das Feld Technik bei meinen Records nicht eingeblendet oder eingeblendet, aber nicht ausgefüllt, dann funktioniert die Suche nicht.

Welche Felder werden in der Volltextsuche durchsucht

Folgende Felder werden bei einer Volltextsuche durchsucht:

• Adresse-Notiz
• Beschreibung
• Courtesy of
• Datum-Notiz
• Dauer
• Dimension-Notiz
• Edition
• Fundort
• Gewicht
• Identifikation
• ISBN
• Interne Notiz
• Inventarreferenz
• Kondition
• Label
• Material & Technik
• Nachname
• Original Text
• Präsentation
• Produktion
• Signatur
• Titel
• Trenner
• Untertitel
• Versicherungswert-Notiz
• Vorname
• Wert-Notiz

Erweiterte Volltextsuche

Die erweiterte Volltextsuche ermöglicht es dir, deine Suche mit speziellen Syntax-Befehlen gezielt zu verfeinern. Wähle dazu Erweiterte Suche im Suchfeld – oder gib einfach 'Erw' ein, um sie schnell zu finden. ➡️ Welche Felder in der Volltext-Suche durchsucht werden, findest du hier. Mit diesen Zeichen kannst du deine Suche spezifizieren:

• + bedeutet UND → Beide Begriffe müssen vorkommen.

• | oder Leerschlag bedeutet ODER → Einer der Begriffe muss vorkommen. Standardmässig ist bei kleio eingestellt, dass ein Leerschlag einem “ODER” entspricht.


• +- bedeutet NICHT → Dieses Wort soll ausgeschlossen werden.

• Anführungszeichen " " für eine genaue Phrase → Die Wörter müssen genau in dieser Reihenfolge stehen.

• * am Ende eines Wortes für eine Worterweiterung → Sucht nach allen Wörtern, die mit diesem Begriff beginnen.

• ~N nach einem Wort für unscharfe Suche → Erlaubt kleine Schreibfehler. “N” steht dabei für eine Zahl (z. B. „Haus~1“ bedeutet es darf sich um 1 Buchstaben unterscheiden und findet in dem Fall auch „Maus“).

➡️ Weitere Syntax-Befehle findest du hier.

Suche nach Records in Zeitspanne

Du kannst Records basierend auf einem bestimmten Zeitraum suchen, indem du ein Anfangsdatum und ein Enddatum angibst.

Angenommen, du möchtest alle Records finden, deren Feld Datum eine Angabe zwischen 2019 und 2022 enthält.

So gehst du vor:

1. Öffne das Suchfeld.
2. Wähle das Feld Datum aus.
3. Gib die Zeitspanne im Format "2019/2022" ein.

Das System zeigt nun alle Records an, die in diesem Zeitraum liegen.

Die Suchergebnisse werden angezeigt:

Suche nach Dimension

Möchtest du nach bestimmten Formaten suchen? In kleio kannst du gezielt nach Breite, Höhe, Tiefe und Durchmesser filtern.

Wähle Dimension und dann das gewünschte Format.

Gib eine genaue Zahl ein, um nach einer bestimmten Grösse zu suchen.

Die Suchergebnisse zeigen nun nur noch Records an, in denen die gesuchte Zahl im Format-Feld enthalten ist.

Suche nach Provenienz, Besitzer:in & Datum

Wenn du nach Records suchen möchtest, in denen eine bestimmte Person oder Institution als Provenienz-Besitzer:in vermerkt ist, gehe wie folgt vor:

1. Wähle zuerst die Kategorie Provenienz, dann das Feld Besitzer:in und anschliessend die gewünschte Person oder Institution.
2. Dir werden nun alle Records angezeigt, in deren Provenienz-Geschichte diese Person oder Institution als Besitzer:in eingetragen ist.

Das gleiche Vorgehen, kannst du bei der Suche nach einem Provenienz-Datum anwenden.