Record Vorlagen
Jeder Eintrag, den du auf kleio erfasst, ist ein sogenannter Record. Jedes Werk, jede:r Akteur:in, jede Ausstellung, jeder Newsbeitrag, jede Pressemitteilung, jede Performance – all das sind auf kleio Records.
Ein Record kann mit verschiedenen Feldern beschrieben werden. So ermöglicht es kleio, dass Inhalte systematisch erfasst werden. Später kann nach Feldinhalt gefiltert oder sortiert werden und Feldinhalte können für den Export und die Darstellung im Space punktuell ein- und ausgeblendet werden.
Bevor du dich an die Record Vorlagen heranwagst, raten wir dir, dich mit den Feldern auseinanderzusetzen, welche dir zur Verfügung stehen.
➡️ Mehr zu den Feldern hier: Felder
Damit du nicht bei jedem Record wieder neu die Auswahl und Reihenfolge einstellen musst, hast du die Möglichkeit eigene Vorlagen zu erstellen oder die von uns vorgeschlagenen kleio Vorlagen Projekt, Person/Institution oder die weiteren Vorlagen Präsentation, Rezension, Werk oder Akteur:in zu nutzen.
Wenn du einen neuen Record erstellst, werden dir alle Templates zur Auswahl gestellt.
Automatisch werden die kleio Vorlagen Projekt und Person/Institution angezeigt. ➡️ Mehr zu den kleio Vorlagen hier: kleio Vorlagen und ihre Anwendung
Wenn du auf alle zeigen klickst, werden dir auch die restlichen Vorlagen angezeigt:
Wenn du auf eine Vorlage klickst, öffnet sich ein neuer leerer Record mit der jeweiligen Felderzusammenstellung.
kleio Vorlagen und ihre Anwendung
Um deine ersten Werke in kleio einzupflegen, empfehlen wir, die kleio Vorlagen zu verwenden. Aber verpasse nicht die Chance, deine eigenen Vorlagen zu erstellen und deinen kleio Account zu personalisieren.
Projekt
Mit dieser Vorlage kannst du alles erfassen, was du erarbeitest: Deine Werke, deine Sammlungsobjekte, deine Projekte. Es ist eine reduzierte Version der Vorlage Werk. Diese Vorlage eignet sich wunderbar um mit kleio zu beginnen und kann dann erweitert und als eine Grundlage für eine eigene Vorlage dienen.
Person/Institution
Diese Vorlage eignet sich um Personen oder Institutionen zu erfassen.
Akteur:in
Mit diesem Template kannst du alle Records erfassen, die Personen oder Institutionen abbilden. Records mit dem Typ Akteur:in, werden in der Übersicht mit einem runden Bild angezeigt, während alle anderen Record Typen mit einem viereckigen Bild angezeigt werden. Sobald du bei einem Record die Felder Vor- und Nachname einblendest, erkennt kleio den Record als Akteur:in Record und ändert den Typ.
Präsentation
Mit dieser Vorlage kannst du Gefässe erfassen, in denen du deine Arbeiten, deine Projekte präsentierst: Ausstellungen, Publikationen, Veranstaltungen ect.
Rezension
Mit dieser Vorlage kannst du alle Records erfassen, die Stimmen von Aussen über dein Schaffen umfassen. z.B. Rezensionen, Feedbacks von Aussen, Presseartikel, Interviews, ect.
Tanzprojekt
Mit dieser Vorlage kannst du alle Records erfassen, welche ein Projekt in der Disziplin Tanz umfassen.
Theaterprojekt
Mit dieser Vorlage kannst du alle Records erfassen, welche ein Projekt in der Disziplin Theater umfassen.
Werk
Mit diesem Template kannst du alle Records erfassen, welche die eigene Arbeit umfassen. z.B. Werke mit dir als Urheber:in, Werke die du sammelst, Publikationen mit dir als Autor:in, ect. Das ist die Ausführliche Version der Projekt-Vorlage.
Vorlagen verwalten
Um deine Vorlagen weiter zu bearbeiten und zu verwalten, klick auf das Plus um einen neuen Record zu erfassen und klick auf Vorlagen verwalten.
Dieses Fenster öffnet sich:
Hier kannst du verschiedene Dinge machen:
Bestehende Vorlage duplizieren, anpassen und als eigene Vorlage speichern
Die bestehenden kleio Vorlagen kannst du nicht anpassen. Jedoch kannst du eine kleio Vorlage duplizieren und als Ausgangslage für deine eigene Vorlage benutzen.
Wähle dafür eine kleio Vorlage an. In diesem Beispiel passen wir die kleio Vorlage Rezension an und machen daraus unsere eigene Vorlage für Presseberichte.
1 - Klick dafür auf die Vorlage “Rezension” und dann unten auf den Knopf Vorlage duplizieren
2 - Bei deinen eigenen Vorlagen wird nun eine neue Vorlage angelegt.
3 - Gib ihr einen Namen, einen den du leicht wiedererkennst und klick dann auf sichern. In diesem Beispiel nennen wir die Vorlage “Pressebericht Vorlage”
4 - Jetzt kannst du auf der rechten Seite Felder an- oder abwählen und die Reihenfolge anpassen, wie du es auch bei Felder bearbeiten machen kannst.
5 - Wenn du zufrieden bist mit deiner Felder Auswahl, klick auf sichern. Deine Vorlage ist nun erstellt und du kannst nun damit Records erstellen.
Du kannst immer wieder hier hin zurückkommen und deine Vorlagen weiter anpassen.
Vorlagen als Favorit markieren
Damit dir wenn du einen neuen Record hinzufügst nur die Vorlagen angezeigt werden, welche du oft brauchst, kannst du deine eigenen Vorlagen zu deinen Favoriten machen.
Klick dafür rechts neben deiner Vorlage auf den Stern.
In diesem Beispiel, sind die Vorlagen “Ausstellung Vorlage” und “Werk Vorlage” als Favoriten gekennzeichnet.
Wenn du jetzt wieder auf das Plus klickst um einen neuen Record hinzuzufügen, werden dir nur deine Favoriten angezeigt. Alle anderen Vorlagen findest du weiterhin wenn du auf alle anzeigen klickst.
Definiere ein:e standard Urheber:in, einen standard Type-Tag und standard Partizipierenden-Rollen
In deinen Vorlagen kannst du für drei Felder Inhalte bestimmen, die dann automatisch in Records ausgefüllt werden.
Du kannst einen standard Type-Tag bestimmen:
Dieser Tag wird dann automatisch ausgefüllt. Wir empfehlen dir folgende Tags zu nutzen:
- Für deine Werke, den Tag “Werk”
- Für deine Personen und Institutionen, den Tag “Actor”
- Für deine Ausstellungen, den Tag “Ausstellung”
Weitere Tags kannst du natürlich selbst bestimmen. Überlege dir zuerst welche du nutzen möchtest, wie du deine Records unterteilen möchtest und bleib deinen Tags dann treu - so kannst du dann effizient filtern.
Du kannst ein:e standard Urheber:in bestimmen:
Für deine Werk Vorlage empfiehlt es sich, dass du dich selbst als standard Urheber:in bestimmst - so musst du dieses Feld nicht immer manuell ausfüllen.
Du kannst standard Partizipierenden-Rollen bestimmen:
Zum Beispiel für deine Ausstellungen, kannst du vordefinierte Rollen bestimmen um die Personen und Institutionen die mit dir Arbeiten zuzuweisen.
Wenn du jedesmal die Rolle Kurator:in und Initiator:in (wie in diesem Beispiel) ausfüllen möchtest, kannst du diese in der Vorlage standardmässig bestimmen.
➡️ Mehr zum Feld Partizipierende findest du hier: Partizipierende
Vorlagen umbenennen oder löschen
Um deine Vorlagen umbenennen oder zu löschen klicke rechts von der Vorlage auf die drei Punkte.
Jetzt kannst du entweder en Stift anwählen um die Vorlage umzubenennen oder den Mülleimer anwählen um die Vorlage zu löschen.
Record anpassen und als Vorlage speichern
Neben der Möglichkeit kleio Vorlagen zu verwenden, hast du auch die Möglichkeit weitere eigene Vorlagen zu erstellen. So kannst du aus den verschiedenen Feldern, diese zusammenstellen die du für deine Arbeit brauchst.
Bevor du eigene Vorlagen anlegst, empfehlen wir dir ein paar Werke mit der Vorlage Projekt oder ein paar Ausstellung mit der Vorlage Präsentation anzulegen und dich mit den verschiedenen Feldern vertraut zu machen.
Dann gestaltest du dir mit der Funktion Felder bearbeiten deinen “Traum Record” für einen Typ. Zum Beispiel erstellst du ein neues Werk mit der Projekt Vorlage und fügst alle Felder hinzu, die dir noch fehlen und blendest Felder aus die du nicht brauchst.
Wenn du mit deinem Record zufrieden bist, kannst du daraus eine Vorlage machen. Folge dafür diesen Schritten:
1 - Klicke auf Felder bearbeiten
2 - Klicke auf Vorlage erstellen
3 - Es öffnet sich das Vorlagen Drop Down. Deine Vorlage wird erstellt. Gib ihr einen Namen. Gib ihr einen Namen, den du einfach wiedererkennst!
In diesem Beispiel heisst die neue Vorlage “Meine neue Vorlage”. Tippe den Namen und klick Enter.
4 - deine Vorlage ist nun erstellt!
5 - Schliesse den Record und klick auf das Plus um einen neuen Record zu erstellen. Und klick auf alle zeigen. Jetzt erscheint neben den kleio Vorlagen auch deine Vorlage.
6 - Wenn du auf die Vorlage klickst, erscheint nun ein neuer leerer Record mit den Feldern die du in deiner Vorlage definiert hast.
Records mit bestehender Vorlage überschreiben
Du kannst jederzeit bestehende Records mit einer Vorlage überschreiben.
Wichtig: Wenn du Records mit bestehenden Vorlagen überschreibst, werden nie bereits erfasste Informationen gelöscht, sondern immer nur ergänzt.
1 - Wähle dafür die Records aus, die du überschreiben möchtest.
2 - Dann klicke unten im Aktions Menu auf Edit
3 - Wähle die Option Ausgewählte Records mit Vorlage überschreiben
4 - Wähle nun im Dropdown die Vorlage aus, mit der du die Records überschreiben möchtest
5 - Klick auf Anwenden
6 - Über dem Aktions Menu erscheint jetzt ein Ladebalken der dir den Fortschritt des Vorgangs zeigt.
❗Wichtig: Schliesse deinen Browser nicht während diesem Vorgang!
7 - Wenn der Vorgang abgeschlossen ist, erscheint ein Pop-Up Fenster:
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- Bestehende Vorlage duplizieren, anpassen und als eigene Vorlage speichern
- Vorlagen als Favorit markieren
- Definiere ein:e standard Urheber:in, einen standard Type-Tag und standard Partizipierenden-Rollen
- Vorlagen umbenennen oder löschen
- Record anpassen und als Vorlage speichern
- Records mit bestehender Vorlage überschreiben