➡️ Wie du Records für den Export auswählst, erfährst du hier: Records anwählen
Mit dem Aktionsmenü kannst du deine ausgewählten Records in verschiedene Formate exportieren.
PDF exportieren
Mit kleio lässt sich ganz einfach ein PDF aus deinen Records exportieren.
⚡️ Quick Video: PDF exportieren
- Wähle die Records an, welche du exportieren möchtest oder lege ein Set an und bringe die Records in eine gewünschte Reihenfolge (Die Reihenfolge wird im PDF übernommen). Klicke auf
Export. - Wähle
PDF
Nun erscheint dieses Feld und du kannst dein PDF weiter individualisieren:
1: PDF-Format
Wähle eines der PDF-Formate aus.
List
Die Records erscheinen als Liste untereinander. Viele Projekte auf einer Seite (z. B. für Übersichten, Lieferscheine, Verzeichnisse).
Hier ein Beispiel PDF im LIST-Format:
Facts
Die Records erscheinen als Factsheet. Alle Infos auf einen Blick (z. B. für Zertifikate, Anleitungen, Datenblätter).
Hier ein Beispiel PDF im Facts-Format:
Presentation
Die Records erscheinen im Präsentationslayout mit den Vorschaubildern im Grossformat (z. B. für Portfolios, Dossiers, Eingaben).
⚠️ Hinweis: Bilder werden randabfallend beschnitten. Empfohlene Vorgehensweise für Hochformatbilder: Wähle im PDF-Format "Presentation" das Feld Galerie in der Feldauswahl aus. Dadurch wird das Vorschaubild zweimal exportiert – einmal randabfallend und einmal seitenfüllend. So kannst du im späteren PDF die Seite entfernen, die dir weniger zusagt.
Hier ein Beispiel PDF im Presentation-Format:
2: Hoch- oder Querformat
Wähle ob das PDF im Hoch- oder im Querformat erstellt werden soll.
3: Feldauswahl bearbeiten
Wähle in der Feldauswahl die Felder an, welche auf deinem PDF angezeigt werden sollen.
Du kannst oben rechts die Felder mit einem Klick alle aus- oder abwählen:
Wenn ein Feld schwarz hinterlegt ist, ist es angewählt:
⚠️ Hinweis: Es muss mindestens ein Feld angewählt sein, sonst klappt der Export nicht!
Beim Export wird das Vorschaubild automatisch mit exportiert – unabhängig davon, ob der Ordner Galerie ausgewählt ist oder nicht.
Wenn die Option Galerie zusätzlich aktiviert wird, erscheint das Vorschaubild als Titelbild und alle Bilder aus dem zugehörigen Asset-Ordner werden ebenfalls eingebunden. Dadurch kann es vorkommen, dass das Vorschaubild doppelt erscheint – einmal als Titelbild und einmal innerhalb der Bilder aus dem Ordner Galerie.
4: Feldbeschriftungen
Entscheide, ob du die Feldbeschriftung anzeigen möchtest oder nicht.
5: Sprache
Wähle hier die Sprache, in der deine Inhalte exportiert werden. Das ist nur möglich, wenn du deine Inhalte mehrsprachig erfasst hast.
➡️ Wie du mehrsprachige Inhalte erfasst, erfährst du hier: Mehrsprachige Eingabe.
6: Auflösung
Wähle die Auflösung, in welcher das PDF generiert werden soll.
- Geringe Auflösung: Passend für die Ansicht am Bildschirm
- Hohe Auflösung: Passend für Drucksachen
7: Titel des PDF
Hier kannst du den Titel des PDFs bestimmen. Dieser erscheint als Dateiname und auch im PDF oben auf den Seiten.
PDF generieren
Wenn du alle Einstellungen getätigt hast, kannst du auf Generieren klicken und dein PDF wird erstellt.
Während kleio dein PDF bereitstellt, kannst du das Feld oben rechts schliessen. Sobald der Export bereit ist, erscheint ein Pop-up Fenster, dass dir Bescheid gibt.
Klicke auf Download, um das PDF lokal auf deinem Computer zu speichern.
Daten (CSV) exportieren
Mit kleio lassen sich ganz einfach Daten als CSV exportieren. CSV (Comma-Separated Values) ist ein Dateiformat, das Daten in Tabellenform speichert, wobei jede Zeile ein Datensatz und die Werte durch Kommata getrennt sind.
- Wenn du mit deiner Record-Auswahl und Reihenfolge zufrieden bist, klicke im Aktionsmenu auf
Export. - Klicke nun auf
Daten (CSV). - Nun erscheint dieses Feld und du kannst dein CSV weiter individualisieren:
- Via
Feld-Auswahl bearbeitenkannst du die Felder auswählen, welche du exportieren möchtest:
- Im Feld
Export Titelkannst du deinem CSV File einen Namen geben. - Anschlissend kannst du auf
Generierenklicken, um deine CSV Datei zu generieren. - Klicke auf
Download, um das CSV lokal auf deinem Computer zu speichern.
Während kleio dein CSV bereitstellt, kannst du das Feld oben rechts schliessen. Sobald der Export bereit ist, erscheint oben rechts ein Feld, dass dir Bescheid gibt.
Dateien & Medien (ZIP) exportieren
Mit kleio kann man Dateien & Medien als ZIP exportieren. Dateien & Medien als ZIP-Datei herunterzuladen bedeutet, dass all deine Dateien (Bilder, PDFs, ect.) in Originalqualität heruntergeladen werden. Die restlichen Informationen werden nicht heruntergeladen.
Bitte beachte, dass bei sehr grossen Datenmengen der Download nicht immer vollständig möglich ist. Eine stabile Internetverbindung, genügend vorhandener Speicherplatz etc. sind Faktoren welche einen Einfluss darauf haben. In solchen Fällen kannst du dich an unseren Support wenden, der den Download auf Anfrage mithilfe eines Formulars durchführen kann. Dieser Service muss frühzeitig gebucht und im Voraus bezahlt werden. Deine Daten werden dir dann via Datentransfer oder auf einer Hard Disk zugestellt. Um einen sauberen Export zu gewährleisten, empfehlen wir, den ZIP-Export in mehreren Portionen durchzuführen. Je nach Datenmenge kann der Exportprozess sonst sehr lange dauern, und bei einer instabilen Verbindung könnten Exportfehler auftreten.
- Wenn du mit deiner Auswahl zufrieden bist und die Records in dieser Reihenfolge als ZIP Datei exportieren möchtest, öffne das Aktionsmenü und klicke auf
Dateien und Medien (ZIP). - Nun erscheint dieses Feld und du kannst im Feld
Export Titelbestimmen, wie die Datei heissen soll.
- Klicke auf anschliessend auf
Generieren.
Während kleio dein ZIP bereitstellt, kannst du das Feld oben rechts schliessen. Sobald der Export bereit ist, erscheint oben rechts ein Feld, dass dir Bescheid gibt.
- Klicke auf Download um das ZIP-Datei auf deinem Computer zu speichern.
In deinem Download Ordner (oder an dem Ort, den du für den Download bestimmt hast) zeigt sich deine ZIP-Datei mit dem Dateinamen Aktuelle_Datum_Titel.zip.
Drücke auf die Datei, sodass sie sich entpacken kann.
Im Ordner befinden sich eine saubere Ordnerstruktur mit all deinen exportierten Anhängen in originaler Qualität.
Die Datei export.csv beinhaltet alle Metadaten deiner Medien & Dateien in einem CSV an.
Export History
Im Aktionsmenü kannst du dir auch deine Export History anschauen.
Hier werden dir alle bereits getätigten Downloads aufgelistet und du kannst bereits generierte Downloads erneut herunterladen. Es empfiehlt sich den Exporten Namen zu geben, die dir helfen, diese wieder zuerkennen (anders als im Beispiel Screenshot).
Backup deiner kleio Daten
Um deine Daten lokal und in Originalauflösung zu sichern, bietet kleio zwei Möglichkeiten für Backups:
1. Backup selbst exportieren
Du kannst deine Daten schrittweise exportieren, um einen sauberen und stabilen Download sicherzustellen. Die Exporte stehen in zwei Formaten zur Verfügung:
- CSV-Dateien: Ideal für strukturierte Datensicherung und Weiterverarbeitung.
- ZIP-Dateien: Enthalten neben den strukturierten Daten auch die Originaldateien (z. B. Bilder) in voller Auflösung.
2. Komplettes Backup über den Support anfordern
Alternativ kannst du ein vollständiges Backup direkt beim kleio-Support anfragen. Je nach Datenmenge kann dieser Service kostenpflichtig sein.
On this page
- PDF exportieren
- 1: PDF-Format
- List
- Presentation
- 2: Hoch- oder Querformat
- 3: Feldauswahl bearbeiten
- 4: Feldbeschriftungen
- 5: Sprache
- 6: Auflösung
- 7: Titel des PDF
- PDF generieren
- Daten (CSV) exportieren
- Dateien & Medien (ZIP) exportieren
- Export History
- Backup deiner kleio Daten
- 1. Backup selbst exportieren
- 2. Komplettes Backup über den Support anfordern